In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. De privacyverklaring is een vereenvoudigde weergave van ons privacyreglement, waarin de verplichtingen van Florence en de rechten van betrokkene uitgebreider staan beschreven. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 29 september 2022.

Binnen de organisatie van Florence wordt veel gewerkt met persoonsgegevens van burgers, cliënten en medewerkers. Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld voor het goed uitvoeren van de primaire- en bedrijfsondersteunende taken. De betrokkene moet erop kunnen vertrouwen dat Florence zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. In deze tijd gaat ook Florence mee met nieuwe ontwikkelingen. Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en een steeds meer digitale overheid stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. Florence is zich hiervan bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole.

Florence geeft middels dit privacybeleid een duidelijke richting aan privacy en laat zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Deze privacyverklaring is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van Florence. Deze privacyverklaring van Florence is in lijn met het algemene beleid voor zorginstellingen, nationale en Europese wet- en regelgeving.

Stichting Zorggroep Florence, gevestigd aan Laan van Zuid Hoorn 14, 2289 DE Rijswijk, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Wettelijke kaders voor de omgang met gegevens 

Florence is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het privacybeleid. Hiervoor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders:

• Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp), vanaf 25 mei 2018 vervangen door de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
• Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Wat zijn persoonsgegevens? 

Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon (de betrokkene). Dus de combinatie van naam en geboortedatum, contactgegevens, een pasfoto zijn allemaal persoonsgegevens. Hiernaast kent de wet bijzondere persoonsgegevens; dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld uw BSN-nummer (burgerservicenummer), gezondheids- of medische gegevens en de gegevens van kinderen.

Persoonsgegevens die wij verwerken 

Florence verwerkt uw persoonsgegevens omdat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt heeft. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Nationaliteit
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt in correspondentie en/of telefonisch
• IP-adres
• Internetbrowser en apparaat type
• Bankrekeningnummer

Van (nieuwe) medewerkers*:

• Curriculum Vitae
• inkomensgegevens zoals loonstrook en jaaropgave
• motivatiebrief
• opleiding
• gegevens over functioneren en beoordelen

_{*Voor medewerkers en sollicitanten is er een speciale privacyverklaring. Klik hier als u deze wilt lezen.}

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken 

Florence verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens: 

• Gegevens over gezondheid 
• Burgerservicenummer (BSN) 

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken 

Florence verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen: 

• Om onze zorgverlening uit te kunnen voeren.
• Om u te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is.
• Om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten.
• Om goederen en diensten bij u af te leveren.
• Voor het verzenden van onze nieuwsbrief.
• In verband met wettelijke verplichtingen, zoals gegevens voor bijvoorbeeld belastingaangifte, UWV en het doen uitoefenen van accountantscontrole. 
• Tijdelijk: In het kader van Covid-19 registratie, ten behoeve van landelijk wetenschappelijk onderzoek door het Nivel en RIVM.

In zijn algemeenheid geldt dat Florence ervoor zorgt dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.

Verwerking persoonsgegevens: COVID-19

Florence doet mee aan een landelijk wetenschappelijk onderzoek waarmee in kaart wordt gebracht hoeveel cliënten klachten van COVID-19 (het Coronavirus) vertonen en hoeveel positief getest zijn. Dit onderzoek is heel belangrijk voor het te voeren beleid van de regering en omdat het gebruikt kan worden voor een eerlijke verdeling van bedden en hulpmiddelen. Het RIVM is de opdrachtgever van het onderzoek, dat wordt uitgevoerd in samenwerking met onderzoeksinstituut Nivel. Voor dit onderzoek worden behandelgegevens van cliënten gebruikt, voor zover deze betrekking hebben op besmetting en symptomen van Covid-19.

Het Nivel en het RIVM gaan hierbij uiterst zorgvuldig te werk. Alle mogelijke maatregelen worden genomen om te voorkomen dat gegevens kunnen worden herleid tot herkenbare, individuele personen.

Gegeven de druk op de zorg en de urgentie van de Coronacrisis kunnen wij redelijkerwijs niet iedereen vooraf om toestemming vragen. Gegevens van cliënten die eerder expliciet bezwaar hebben gemaakt tegen gebruik van hun gegevens voor wetenschappelijk onderzoek worden niet gebruikt.

Uiteraard kunt u, indien u dat wenst, ook nu nog bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens in dit onderzoek. Ook mag u vragen om inzage, afschrift, rectificatie en het wissen van gegevens. U kunt daarvoor desgewenst contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming via fg@florence.nl.

Dataminimalisatie 

Florence verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. Florence streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

Bewaartermijnen 

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de zorg- en bedrijfsprocessen goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

Geheimhouding 

Florence gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt Florence voor passende beveiliging van persoonsgegevens. Deze beveiliging is vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken 

Florence gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. 

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt u afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Toegang tot gegevens 

Alleen medewerkers die het echt nodig hebben voor hun werk hebben toegang tot persoonsgegevens en mogen deze inzien en verwerken voor zover nodig.

Gegevens delen met andere organisaties 

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt Florence afspraken in de vorm van een verwerkersovereenkomst over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet. Florence controleert deze afspraken elk jaar. Verder kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn om te delen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen  

Florence honoreert alle rechten van betrokkenen. U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Florence en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door uw genoemde organisatie, te sturen. 

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar fg@florence.nl

Florence wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen 

Florence neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via fg@florence.nl 

Toepasselijkheid van deze privacyverklaring 

Deze privacyverklaring geldt voor mensen die producten of diensten af nemen van Florence, in dienst zijn van Florence of op een andere manier klant of medewerker zijn van Florence.

Wijzigingen in deze privacyverklaring 

Stichting Zorggroep Florence kan wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. Wij adviseren u daarom om deze regelmatig te bekijken. U blijft dan op de hoogte van wijzigingen. 

Nog vragen of opmerkingen? 

Heeft u nog vragen of opmerkingen, neem dan contact met Corine Schipper, onze Functionaris Gegevensbescherming. Zij is te bereiken via fg@florence.nl 

Bezoekadres:

Laan van Zuid Hoorn 14

2289 DE Rijswijk 

Telefoonnummer: 070 – 41 31 000

Postadres:

Postbus 1005

2280 CA Rijswijk